文書を作るときに気をつけることはなんですか?

という質問に答えるとき、こんなふうにまとめて説明しています。

余白を減しすぎない
揃える
まとめる
繰り返す
書体を増やしすぎない
強調する

一つずつ説明していきます。

余白を減しすぎない

チラシなどを作成しているとどうしても紙面が足りなくなる場合があります。

字数が多すぎる、写真が多すぎる、などです。

そんなとき、せっぱつまって余白を減してはいけません。

本当にその文章や写真やイラストは必要でしょうか?ないと伝わらないでしょうか?文章の言い回しが回りくどく冗長になっていないでしょうか?

字数を減しましょう。写真を減しましょう。文字を小さくしてみましょう。

見直すべきことが、きっとたくさんあると思います。

余白を減さないで下さい。余白という文字はったと書きますが、決して不要なものではないのです。

むしろ積極的に増やすべきかもしれません。

紙面全体がびっしりの文字で埋まっていたら…読む気が起こるでしょうか?

余白(白い部分・なにもない部分)があるからこそ文字や写真が目立つのです。

余白は増やす努力をすることで文書はキリリとしまってきます。

揃える

揃うべきところが揃っていないと、いかにも素人っぽく見えます。

別に素人なんだから素人っぽく見えたっていい、などと開き直らないでくださいね。

大見出し・中見出し・小見出し、これらは文章のアウトライン(親子関係や骨子)を組み立てるためにとても大切な要素です。

また、揃えるという一工夫ができているだけで(説明しなくても)、多くの要素(情報)が同位(同等のレベル)であることまで瞬時に理解してもらえます。

揃えるの典型的なものがです。罫線という規則正しい枠に情報が収まることで、縦横の関係の理解が早まり深まります。

しかし、せっかく表組みをしたものの文字の位置が揃っていない(ルールを外れる)と途端にその効果が薄れてしまうのも事実です。

作り手は常に各種情報が意味を持って揃っているかどうかを意識しておかなければなりません。

まとめる

あることを説明するための情報(文章や絵)が、文書の中でまとまっていなかったら(いろんなところに分けて書かれていれば)どうなるでしょう?

バラバラになった情報をまとめ理解する努力を、読み手に強いてしまいます。

情報を得るのがしんどい、と読み手に感じさせてしまいます。

こうなると読み手は疲れ、途中で読むのをやめてしまうかもしれません。

繰り返す

1枚の紙の中で(あるいは連続したページになっても)、ルールを変えません。

大見出しを枠囲み・ゴシック・太字・左から5mmの位置にしたのなら、最後までこのルールを変えてはいけません。

写真のサイズを90mm×50mm(横長、飾り無し)にしたのなら、最後までサイズは一定にします。縦横比を変えるのもなしです。ある写真だけ縁をぼかしたり、影付の画像効果をかけたりするのもしません。

文体を統一します。「です・ます」で書き始めた文章は途中で「である」に変えてはいけません。

送り仮名を統一します。「問い合わせ」を使うなら「問合せ」や「問い合せ」など使いません。

表記を統一します。「してください」と「~して下さい」を混同しません。

このように、文字・写真・配置・大きさ・色など文書内においてバラツキをなくすことで統一感が生まれます。

書体を増やしすぎない

強調との兼ね合いもあって、初心者が最初に陥りがちなのがやたらたくさんの書体を使ってしまうことかもしれません。

1枚の書類にたくさんの書体が使われると、文書にまとまりがなくなり乱雑な雰囲気になってしまいます。

読ませたい部分には細い明朝系、インパクトを与え関心を引きたい部分には肉太のゴシック系これだけで十分です。

次に、書体を使うなら、より視認性の高い書体を使うべきです。

昔からあるMS明朝やMSゴシックは、今はもう使うべき書体ではなくなりました。游明朝・游ゴシックなどを優先的に使うとよいでしょう。

視認性を高める工夫として、ワードの持つ機能(Bのボタンで太字にする)を使わない、アンダーラインを使わない、括弧を使わないなど「え?どうして使っちゃだめないの?」と思うようなものもあります。もちろん、これらはなるべく使わない、という意味なのですが。理由は、少しずつ説明していきたいと思います。

強調する

あなたの文書には何カ所の強調箇所がありますか?10箇所くらい?もっとですか?20箇所くらい?

どこも強調したいですよね。確かに。読者に見落とされたら困りますよね。分かります。ここは見逃して欲しくない、と思うがゆえ「太字」「色つけ」「拡大」「枠囲み」「特殊書体」「イラスト」とるあらゆる手段を用いて強調したいですよね。

ところが、できあがった書類を第三者の目で見てみると、強調箇所が多いがために一体どこが本当に大切なのか、分かるでしょうか?

強調は、すればするほど意に反してその効果が薄れると考えておきましょう。

なので、強調箇所はできる限り減していくべきです。強調箇所が減るほどに残った箇所のインパクトは大きくなるものです。

過ぎたるは及ばざるがごとし。本当に大切な所はどこなのか?をもう一度意識して、自分が作った文書を第三者の目で見直してみましょう。